Адаптация к изменениям – как это сделать правильно?

С чего начинаются изменения в компании?

Допустим, вам нужно срочно купить продукты питания, потому что дома ждет больной ребенок. Вы подходите к супермаркету, но не можете попасть внутрь – нет дверной ручки, а сами по себе створки не раздвигаются. Будете ждать, когда вас заметят продавцы? Скорее всего, нет. Рядом с домом находится еще несколько круглосуточных точек с понятной системой входа. Вы пойдете туда.

С любым сайтом все аналогично. Рассмотрим на примере медицинской организации. Владелец может жаловаться на низкое количество обращений и отсутствие постоянных пациентов. Требовать привлекать больше лидов, давить на SMM-специалиста и маркетолога, но проблема будет скрываться в следующем:

• нет функции онлайн-записи и самостоятельной отмены приема;
• заявки обрабатывает администратор, который не погружен в продукт, не имеет скриптов продаж и ЦКП – ценности конечного продукта, или, иными словами, он не знает, почему нужно стараться на привлечение клиентов, и какая за этим последует мотивация.

Таким образом, начало изменений должно быть связано с выявлением причинно-следственной связи малого количества обращений, проработки организационной структуры, доработки сайта.

Упрощенная схема изменений

• 1. Анализ потребностей в изменении – выявление проблемной области и постановка цели.
• 2. Определение показателей успешности.
• 3. Оценка влияния изменений на организацию в целом, конкретную область, сотрудника.
• 4. Разработка плана изменений, должностных инструкций, ценности продукта/услуги, скриптов продаж, доступности и ясной логики пользования услугой/продуктом, рекламных каналов, повышения лояльности клиентов.
• 5. Постепенная реализация изменений.
• 6. Мониторинг прогресса и оценка эффективности изменений.

Важно понимать, что не все сотрудники захотят обучаться новому алгоритму работы, с большой отдачей способствовать вводу автоматизации и прочих изменений. Возможен саботаж на рабочем месте, так как часть коллектива будет бояться сокращения кадров.

Что делать, чтобы сотрудники не ставили палки в колеса?

• 1. Определите ответственных лиц, которые будут вовлечены в процесс с самого начала. Для этих сотрудников потребуется разработать мотивацию, ведь большинству придется оставить привычную работу или получить дополнительную нагрузку.
• 2. Создайте чувство потребности в изменениях, побуждающее руководителей к действию. Должны быть представлены четкие аргументы и факты, убеждающие в необходимости нововведений. Важно определить людей, которые влияют на других, и которых уважают в организации.
• 3. Только выстроив доверительное общение с ответственными менеджерами, постепенно погрузив их в видение продукта/услуги, следует переходить к обучению и адаптации других членов команды. В таком случае, ответственные лица возьмут на себя часть проблем и вопросов, помогут провести улучшения так, как планировалось.
• 4. Коммуникация с оставшейся частью команды должна быть последовательной и понятной для каждого сотрудника. На этом этапе необходимо оперативно определять барьеры и находить способы их преодоления.
• 5. Создание краткосрочных успехов, которые покажут коллективу, что изменения возможны и эффективны. А далее – консолидация достижений и интеграция в организационную культуру, чтобы обеспечить устойчивое улучшение компании.

Что еще поможет успешно провести изменения в компании?

• 1. Анализ рынка и конкуренции. Компания должна меняться, потому что это оправданно тенденциями в отрасли, потенциальными рисками или открывающимися возможностями. Если это эго руководителя или веяние сиюминутных трендов, велик шанс сделать бизнес нерентабельным или потерять ценных специалистов.
• 2. Обратная связь с клиентами. Сбор отзывов о продуктах и услугах компании может помочь выявить слабые места и области, которые необходимо улучшить.
• 3. Анализ финансовой, налоговой отчетностей. Сведения о бизнес-процессах, движении денежных средств позволят определить то, что требует повышения производительности или сокращения расходов.
• 4. Бенчмаркинг. Сравнивая свои результаты с результатами других компаний, и исследуя лучшие стратегии в отрасли, вы сможете повысить конкурентоспособность и лояльность клиентов.
• 5. Встречи с сотрудниками. Помогут подсветить внутренние проблемы и укрепить отношения в коллективе. Также хорошо работает ввод системы предложений, когда каждый сотрудник может представить свои идеи.

Как планировать ввод изменений?

Чтобы определить цель изменений, легко использовать широко известный инструмент планирования SMART. Также важно знать исходное состояние бизнеса, чтобы определить предполагаемые результаты будущих изменений.

Если цель уже определена, конкретизировать свои действия поможет система GROW:

• 1. Goal – какая у нас цель?
• 2. Reality – каково текущее состояние?
• 3. Options – какие у нас есть возможности и ресурсы?
• 4. Way – какие условия должны быть выполнены, чтобы сделать следующий шаг?

Резюмируя: Без изменений бизнес может стать неконкурентоспособным. Но все изменения следует внедрять, только если они обоснованы и измеримы. Члены команды должны чувствовать поддержку и вовлеченность в процесс во благо компании и улучшения своих финансовых показателей.